ONDERSTEUNENDE TEAMS
Team Financiën
‘Wij wensen dat je altijd jezelf blijft’
Team Financiën is verantwoordelijk voor de financiële administratie en de marketingadministratie. Het team ondersteunt en faciliteert de andere teams en stuurt daarbij nadrukkelijk op de inkomsten en uitgaven van Make-A-Wish Nederland. In het afgelopen boekjaar wist het team een grote slag te maken in het digitaliseren van de administratieve werkprocessen. Na de herinrichting van de kantoororganisatie zijn de disciplines IT en Facility als losse teams verdergegaan.
Pro-Active in onze werkprocessen
Het was hard werken, maar het is gelukt: na bijna een jaar doorlooptijd ging in november 2018 het softwarepakket Pro-Active live. Deze software stelt ons in staat de inkomende facturen en declaraties te digitaliseren. Facturen worden nu digitaal ingelezen en omgezet in een boekingsvoorstel. Na de boeking volgt de digitale beoordeling door de budgethouders.
Ook het proces van declaraties is gedigitaliseerd.
Het verwerken van de declaraties verloopt sinds juni 2019 via een speciale declaratie-app. De vrijwilligers hoeven alleen maar een foto van hun bonnen te maken en de (reis)kosten in de app in te voeren. Vervolgens worden de declaraties digitaal op kantoor afgehandeld, beoordeeld en betaald. Dit scheelt de vrijwilligers en de collega’s op kantoor niet alleen veel tijd. Papierloos declareren bespaart kosten en is ook nog eens goed voor het milieu.
Verkregen kortingen
Make-A-Wish ontvangt regelmatig kortingen of gratis goederen en diensten van leveranciers. Onder bepaalde voorwaarden mogen we deze in geld waardeerbare prestaties verantwoorden als kosten en baten. Dit soort kortingen of goederen stelt ons weer in staat meer wensen te vervullen. Afgelopen boekjaar bedroeg de werkelijke waarde hiervan € 338.314.
In 2017-2018 was dit nog € 259.462. Deze stijging is te danken aan álle leveranciers die ons soms al jarenlang op deze manier financieel steunen. En niet in het minst aan team Wens en aan de collega-vrijwilligers, want zij maken de afspraken met de leveranciers.
AVG
Sinds 25 mei 2018 werken wij conform de nieuwe privacyregels die vallen onder de noemer Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast zijn we ons, net als vorig boekjaar, meer dan bewust van de noodzaak veilig, zorgvuldig en voorkomend om te gaan met gegevens en privacy.
In de breedste zin van het woord. Van het vragen om toestemming om gegevens te mogen opslaan tot een clean desk policy op kantoor. Voor meer informatie verwijzen we naar het Privacy Statement, helemaal onderaan op onze website.
Make-A-Wish International
Make-A-Wish Nederland is samen met vijftig andere landen aangesloten bij Make-A-Wish International. Deze samenwerking levert ons veel voordelen op. Neem alleen al de wensvervullingen in het buitenland.
Bovendien werft Make-A-Wish International wereldwijd sponsoren en ondersteunen zij ons met kennis en (communicatie)materiaal. Voor deze dienstverlening betalen we jaarlijks een vast bedrag.
Risico(beheersing)
Periodiek besteden we aandacht aan de risico’s die Make-A-Wish mogelijk loopt en aan het beheersen van die risico’s. Daarom brengen we de risico’s in kaart. En bespreken we vooraf hoe we de risico’s zo goed mogelijk kunnen beperken. Om die reden treffen we beheersmaatregelen. We onderkennen de volgende belangrijke risico’s en stellen daar de volgende beheersmaatregelen tegenover:
1. Aanmeldingen en wensvervullingen blijven achter bij begroting
Het afgelopen boekjaar slaagden we erin het aantal aanmeldingen fors te verhogen. Het aantal aangemelde wensen van 725 lag 59 hoger dan vorig jaar (toen nog 666) en 10 onder de jaarbegroting van 735. Ook het aantal wensvervullingen is aanzienlijk gestegen van 573 (vorig boekjaar) tot maar liefst 646. Deze stijging is een direct gevolg van de vorig jaar gepleegde interventies in het verkorten van de doorlooptijd tussen aanmelding en wensvervulling. Ook de intensivering van de relaties met de medisch professionals had een gunstig effect op het aantal aanmeldingen.
2. Naamsbekendheid (in charibarometer top-40 goede doelen) blijft achter
We spannen ons op diverse fronten in met als doel ons merk en onze naamsbekendheid te versterken. Hoe meer mensen ons kennen, des te meer fondsen en aanmeldingen we ontvangen. Zo genereerden wij bijvoorbeeld veel publiciteit met alle activiteiten rondom onze dertigste verjaardag. Voor de tweede maal organiseerden we het Kids’ Night event. En we voerden een aantal succesvolle social media- en pr-campagnes.
3. Effect negatieve publiciteit/ reputatierisico
Reputatieschade kan op verschillende manieren ontstaan. De kans bestaat dat we zelf een fout maken. Of dat we slachtoffer worden van cybercrime, of de dupe van negatieve publiciteit over ander goede doelen. Een goede reputatie is dus van groot belang voor ons werk. Imagoschade leidt zeker tot minder inkomsten en een afname van vrijwilligers en wensaanmeldingen. We zijn ons zeer bewust van het belang van een goede reputatie. Goede relaties met al onze belanghebbenden vinden wij dan ook van grote waarde. Het team Communicatie en de directie spelen hierin een belangrijke rol. Indien er sprake is van brancheschade, organisatie- of persoonlijke reputatieschade ligt er een crisiscommunicatieplan klaar om onze community transparant te informeren.
4. Financiële risico’s ten aanzien van de opbrengsten
Het risico bestaat dat belangrijke opbrengstencategorieën zich niet conform verwachting ontwikkelen. Bijvoorbeeld door het achterblijven van acties of een afname van samenwerkingen in de zakelijke markt. Wanneer de opbrengsten tegenvallen, ontwikkelen we eerst andere marketingcampagnes die zijn gericht op het verhogen van andere opbrengsten. Vervolgens zijn er indien nodig voldoende mogelijkheden om te bezuinigen op de kosten.
Een voorbeeld. Afgelopen boekjaar zijn we gestopt met het werven van donateurs op straat. Straatwerving leverde te weinig op, zowel in respons als in geld. In plaats daarvan zijn wij sinds augustus 2018 beneficiënt van de nieuwe Lot of Happiness loterij. Een loterij die zich inzet voor een onbezorgd leven van kinderen.
Wij zien namelijk een trend in de markt dat particulieren steeds minder voelen voor een vaste donatie. Wél zijn zij enthousiast om een goed doel te steunen via een loterij.
5. Niet-naleven van wet- en regelgeving
We hebben de ANBI-status en zijn CBF erkend. ANBI betekent Algemeen Nut Beogende Instelling. Dat we de ANBI-status hebben, betekent dat we voldoen aan de fiscale regels waar goede doelen zich aan moeten houden. Het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) houdt toezicht op de hele Goede Doelen sector. We beperken het risico van het niet voldoen aan wet- en regelgeving door de wijzigingen bij te houden in de wet- en regelgeving.
Ook treffen we organisatorische maatregelen ter bewaking van de wet- en regelgeving. Tenslotte schakelen we waar nodig deskundigen in als wij de kennis zelf niet in huis hebben. Het geheel van deze maatregelen waarborgt dat de relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd.